在外事活動中,盡管國際通信技術十分發達,各種新形式、新技術日新月異,層出不窮,但是外事文書仍然具有不可替代的重要作用。在對外交往中,它作為對外聯絡、對外交流的一種重要手段,經常為外事人員廣泛使用。 所謂外事文書,是指在外事活動中所使用的各類文書。具體而言,它指的實際上是在外事活動中以書面文字形式所進行的對外交往。有時,它又叫外事文件或對外文書。

　　每一名外事人員在其具體的工作實踐中都有可能需要親自撰寫外事文書。在寫作時,應認真遵守格式規范、文字通暢、內容得體、譯文正確等四項最基本的要求。

　　在對外交往中,外事文書發揮著一定的禮儀作用,因此其寫作格式必須中規中矩,符合有關規范。倘若在這方面出現哪怕是很小的差錯,也有可能令外方人士產生誤解,直接有損于雙方的關系。

　　寫作外事文書,應參照其既定的規范化格式行文,令其標題、抬頭、落款、日期以及禮儀用語等細節之處,完全符合規范化的要求。對于國名、稱呼、印章尤其要注意。國名通常應采用全稱。若同一國名出現數次,至少第一次出現時用全稱。若該國習慣使用簡稱,則可使用其正式簡稱。外事文書抬頭部分出現的受文人姓名、職銜一律使用全稱。若以有關機構、組織、團體作為抬頭,亦應采用全稱。當個人或機構、組織、團體的名稱第一次在正文中出現時,使用全稱,此后方可使用簡稱。凡需要蓋印章的外事文書,一定要認真蓋好。印跡端正而清晰,是其基本要求。要令其位置適當,一般以騎年壓月、上大下小為宜。

　　書寫外事文書,應注意邏輯嚴密、文字精確、字斟句酌、注意標點、言簡意賅、書寫工整。寫作語態莊重,語氣禮貌,層次清楚,一文一事。需要使用外文時,應當確保其正確無誤,這一要求,在任何情況下都不能改變。(禮儀專家顧問中國人民大學教授 金正昆)

　　
 
責編：林長春