準備

舉辦宴會涉及財力、物力、人力的安排。為了搞好宴請，主辦方往往會提前一兩個月就開始籌劃，進行各項物質準備。宴會開始前幾天，主人就要考慮招待客人的各項細節，宴會上的談話內容，甚至要考慮穿什么衣服。比如為國慶節或春節舉行的宴會，以穿民族服裝為宜，而一般涉外交際性宴請，男士可穿西服或西式晚餐禮服、扎領結，女士以穿旗袍或裙裝為佳。

迎客

主人一般在門口迎接客人，其位置宜在客人進門存衣以后進入休息廳之前。一般客人與主人握手后，由工作人員引領至休息廳。如無休息廳，則直接進入宴會廳，但不入座。

有些國家的官方隆重宴會，客人（包括本國客人）進入宴會廳前，有專職人員唱名。有的國家在正式宴會前安排酒會，以便客人自由交談。

主賓到達后，由主人陪同進入休息廳與其他客人見面。如其他客人尚未到齊，則由其他官員代表主人在門口迎接。

家庭宴會比較隨便，主人不一定在門口迎客，可在客人到達時，主動趨前握手表示歡迎。如主人正與其他客人周旋，未發現客人到來，客人亦可主動同主人打招呼。

就座

主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座，宴會即可開始。如宴會規模大，可請主桌以外的客人先入座，貴賓最后入座。

賓主雖然已經入座，可是這并不是可以就餐的信號。此時，大家往往要看主人的動靜，如果主人講話，就不能開始就餐；如主人不講話，就會邀請大家就餐。

如果是歡迎國賓的宴會，在主人、客人講話后，往往會分別演奏客方、主方國歌。演奏國歌時，全場均應肅立。現在，中國國宴上已不再做正式講話。